Obieg faktur i zamówień
System odbiera dokument z poczty, odczytuje dane, sprawdza wymagane pola i zapisuje rekord w ERP lub programie księgowym. Nietypowe przypadki kieruje do akceptacji.
SZCZEGÓŁY USŁUGI
Automatyzacja procesów w firmie
Automatyzacja procesów w firmie ma sens wtedy, gdy usuwa konkretną ręczną pracę. Rozpisujemy obecny przebieg, wybieramy powtarzalne kroki i łączymy używane narzędzia. System wykonuje regułowe zadania, a wyjątki przekazuje właściwej osobie razem z potrzebnym kontekstem.
Dla kogo jest ta usługa?
Zespół przepisuje dane między pocztą, Excelem, CRM lub ERP i regularnie poprawia te same błędy
Przygotowanie ofert, dokumentów albo raportów zajmuje wiele godzin, mimo że za każdym razem wygląda podobnie
Proces urósł razem z firmą i dziś zależy od pamięci kilku osób, ręcznych przypomnień oraz sprawdzania statusów
Przykłady zastosowania
Zakres dobieramy do jednego procesu i mierzalnego wyniku. Oto typowe sytuacje, od których można zacząć.
Automatyczne oferty i dokumenty
Dane z formularza albo CRM trafiają do zatwierdzonego szablonu. Gotowy PDF może zostać zapisany, wysłany klientowi i przypisany do właściwej szansy sprzedażowej.
Aktualizacja CRM bez przepisywania
Zapytania z formularza, skrzynki lub kalendarza tworzą kontakt i zadanie w CRM. Handlowiec dostaje komplet danych zamiast ręcznie zakładać rekord.
Raporty przygotowywane cyklicznie
System zbiera dane z kilku źródeł, przelicza ustalone wskaźniki i wysyła raport zgodnie z harmonogramem. Zespół analizuje wynik zamiast składać go ręcznie.
Obsługa zgłoszeń i wiadomości
Wiadomości są klasyfikowane, przypisywane do odpowiedniej osoby i wzbogacane o dane klienta. Pilne sprawy mogą od razu uruchamiać powiadomienie.
Akceptacje i pilnowanie terminów
Wniosek przechodzi przez ustaloną ścieżkę akceptacji, a system przypomina o brakującej decyzji i zapisuje historię zmian.
Co wchodzi w zakres tej usługi?
Mapa procesu i punkt odniesienia
Przed wdrożeniem zapisujemy obecny przebieg, liczbę spraw, czas pracy i miejsca powstawania błędów. Dzięki temu wiadomo, jaki fragment warto automatyzować jako pierwszy.
Automatyzacja reguł oraz obsługa wyjątków
System wykonuje powtarzalne przypadki, a brak danych lub nietypową sytuację przekazuje człowiekowi. Nie ukrywamy wyjątków w kodzie i nie próbujemy automatyzować decyzji, które wymagają oceny.
Integracje z używanymi narzędziami
Łączymy pocztę, formularze, CRM, ERP, arkusze, magazyn i komunikatory przez API, pliki lub bezpieczne webhooki. Gdy gotowe złącze nie istnieje, przygotowujemy dedykowaną integrację.
AI tylko tam, gdzie daje przewagę
Modele AI mogą odczytywać dokumenty, klasyfikować treść lub przygotowywać roboczą odpowiedź. Kluczowe reguły, walidacja i akceptacja pozostają jawne oraz możliwe do kontroli.
Logi, alerty i możliwość ręcznej korekty
Każda sprawa ma status i historię. Błąd połączenia nie znika po cichu: system ponawia próbę, wysyła alert albo przekazuje zadanie operatorowi.
Dokumentacja i przekazanie rozwiązania
Opisujemy źródła danych, reguły, dostęp i sposób reagowania na błędy. Kod, repozytorium i dostępy przekazujemy po zakończeniu projektu.
Technologie i systemy, które możemy połączyć
Konkretne połączenie potwierdzamy po sprawdzeniu dokumentacji, wersji systemu i dostępnych uprawnień.
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Gmail i Outlook
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- Comarch ERP Optima
- Subiekt GT i nexo
- BaseLinker
- WooCommerce
- Excel i Google Sheets
- REST API i webhooki
- Make, Zapier i n8n
Jak przebiega współpraca?
Zobacz pełny proces01
Analiza procesu
Na przykładach prawdziwych spraw rozpisujemy kroki, dane, wyjątki i osoby odpowiedzialne. Ustalamy też prostą miarę wyniku.
02
Zakres pierwszego etapu
Wybieramy fragment, który da się bezpiecznie uruchomić i zmierzyć. Dostajesz opis rozwiązania, harmonogram oraz wycenę.
03
Wdrożenie i testy na danych
Budujemy integracje, reguły i panel potrzebny operatorom. Testujemy zwykłe przypadki, błędne dane oraz przerwy w dostępie do systemów.
04
Start, pomiar i rozwój
Uruchamiamy proces, monitorujemy pierwsze sprawy i porównujemy wynik z punktem wyjścia. Następny etap planujemy dopiero na podstawie danych.
Jak powstaje wycena?
Każdy proces wyceniamy po krótkiej analizie prawdziwych przypadków. Największy wpływ na zakres prac mają trzy elementy.
Liczba kroków i wyjątków
Sprawdzamy, ile etapów można opisać regułami, które sytuacje wymagają decyzji człowieka i jak często pojawiają się braki danych.
Systemy i dostęp do danych
Znaczenie ma liczba połączeń, jakość dokumentacji API, dostęp do środowiska testowego oraz format danych wejściowych.
Kontrola i utrzymanie
Panel operatora, historia zmian, alerty, role użytkowników i wymagany czas reakcji wpływają na zakres wdrożenia oraz późniejszej opieki.
Przed rozpoczęciem prac otrzymujesz opis pierwszego etapu, harmonogram i stałą cenę dla ustalonego zakresu. Ewentualne licencje, chmurę lub użycie modeli AI pokazujemy osobno.
Najczęstsze pytania o tę usługę
Jak wyceniacie automatyzację procesów w firmie?
Najpierw analizujemy jeden rzeczywisty proces: jego kroki, źródła danych, systemy i wyjątki. Na tej podstawie proponujemy zakres pierwszego etapu, harmonogram oraz stałą cenę. Licencje i koszty zewnętrznych usług pokazujemy osobno.
Czy musimy wymieniać obecne programy?
Najczęściej nie. Najpierw sprawdzamy, czy używane programy mają API, eksport plików lub inne bezpieczne sposoby wymiany danych. Celem jest połączenie obecnego środowiska, a nie wymiana wszystkiego bez potrzeby.
Od jakiego procesu najlepiej zacząć?
Od zadania, które występuje regularnie, ma podobny przebieg, korzysta z dostępnych danych i zabiera mierzalną ilość czasu. Dobrym pierwszym zakresem jest jeden rodzaj sprawy, jedno źródło danych i jasno opisany wynik.
Czy automatyzacja może korzystać ze sztucznej inteligencji?
Tak, jeśli proces obejmuje dokumenty, wiadomości albo treść trudną do opisania prostą regułą. AI może klasyfikować, odczytywać lub przygotowywać propozycję, ale krytyczne dane sprawdzamy regułami, a niepewne przypadki kierujemy do człowieka.
Co stanie się, gdy jeden z systemów przestanie działać?
Integracja powinna zapisać błąd, ponowić próbę i powiadomić odpowiednią osobę. Projektujemy kolejkę spraw oraz możliwość ręcznego wznowienia, żeby chwilowa awaria nie powodowała utraty danych.
Jak długo trwa wdrożenie?
Pierwszy, ograniczony proces wdrażamy zwykle w 2-6 tygodni. Termin zależy od dostępu do systemów, jakości dokumentacji API, danych testowych i czasu potrzebnego zespołowi na akceptację scenariuszy.
Pozostałe usługi
Pokaż nam jeden proces, który zabiera czas
W formularzu opisz, kto wykonuje pracę, z jakich narzędzi korzysta i gdzie najczęściej pojawia się opóźnienie. Odpowiemy, co warto sprawdzić i jaki może być pierwszy etap.