Dokumenty trafiają różnymi kanałami
Faktury są w skrzynkach, załącznikach, folderach i wiadomościach wysyłanych do konkretnych osób.
Mniej przepisywania, jasna obsługa wyjątków
Automatyzacja obiegu faktur i dokumentów
System odbiera dokumenty z poczty lub wskazanego folderu, rozpoznaje potrzebne dane, sprawdza reguły i przekazuje fakturę do właściwej osoby albo programu. Pracownik zajmuje się wyjątkami zamiast ręcznie obsługiwać każdy dokument.
Gdzie najczęściej zatrzymuje się obieg dokumentów?
Te same dane są przepisywane kilka razy
Numer, kontrahent, kwota i termin przechodzą ręcznie z PDF-u do arkusza, ERP lub programu księgowego.
Wyjątki mieszają się z poprawnymi dokumentami
Brak zamówienia, duplikat albo niezgodna kwota wymagają decyzji, ale nie powinny blokować całej kolejki.
Od źródła do gotowego wyniku
- Wejście01
E-mail, folder lub formularz
PDF, skan, zdjęcie albo dokument wygenerowany elektronicznie.
- Kontrola02
Odczyt i reguły biznesowe
Pola, duplikaty, zamówienia, limity i ścieżka akceptacji.
- Wyjście03
ERP, księgowość i archiwum
Zapis danych, status procesu oraz kolejka wyjątków dla operatora.
Co zmienia wdrożenie
Jeden uporządkowany punkt wejścia
Dokumenty z różnych źródeł trafiają do tego samego procesu i otrzymują status.
Automatyczna obsługa typowych przypadków
Poprawne faktury przechodzą dalej, a człowiek otrzymuje tylko pozycje wymagające decyzji.
Historia każdej operacji
Wiadomo, kiedy dokument wpłynął, jakie reguły przeszedł i kto zaakceptował wyjątek.
Co może obejmować zakres
- odbiór dokumentów z poczty, folderu lub formularza
- odczyt danych z PDF-ów, skanów i zdjęć
- rozpoznawanie kontrahenta, numeru, kwot i terminów
- wykrywanie duplikatów oraz sprawdzanie wymaganych pól
- porównanie z zamówieniem lub innym dokumentem źródłowym
- wieloetapowe akceptacje i przypomnienia
- integracja z ERP, księgowością lub repozytorium dokumentów
- kolejka wyjątków, logi i raport procesu
Jak uruchamiamy pierwszy etap
- 01
Mapa obecnego obiegu
Spisujemy źródła dokumentów, pola, decyzje, wyjątki i systemy używane przez zespół.
- 02
Pierwszy typ dokumentu
Zaczynamy od reprezentatywnej grupy faktur i jasno określonych reguł kontroli.
- 03
Test równoległy
Porównujemy wynik automatyzacji z dotychczasowym procesem bez ryzyka utraty dokumentów.
- 04
Integracja i rozszerzanie zakresu
Po potwierdzeniu jakości podłączamy system docelowy i kolejne warianty dokumentów.
Najczęstsze pytania
Czy automatyzacja działa także ze skanami faktur?
Tak, jeśli jakość obrazu pozwala odczytać dokument. Przy słabszych skanach system powinien oznaczyć niepewne pola i przekazać je do sprawdzenia zamiast zgadywać wartość.
Czy każda faktura może trafiać do innej osoby akceptującej?
Tak. Ścieżka może zależeć od dostawcy, działu, kwoty, projektu lub centrum kosztowego. Reguły ustalamy na podstawie obecnego procesu i wyjątków.
Czy trzeba od razu integrować system z ERP?
Nie. Pierwszy etap może kończyć się raportem lub uporządkowaną kolejką do weryfikacji. Integrację z ERP warto włączyć po potwierdzeniu jakości odczytu i reguł.
Inne rozwiązania dla firm
Pokaż nam obecny sposób pracy
Podeślij przykładowe dane, dokumenty lub listę źródeł. Ocenimy, jaki pierwszy etap da się bezpiecznie uruchomić i jak zmierzyć jego wynik.
Skonsultuj proces z inżynierem